Todos tienen las mismas 24 horas del día. El tiempo es un recurso realmente escaso tanto en la vida privada como en la profesional. Muchas veces nuestro éxito depende de cómo distribuimos nuestro tiempo. Debido a la digitalización, que simplemente hace que estemos disponibles la mayor parte del tiempo, mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida privada es cada vez más difícil. Sin embargo, conciliar las dos cosas no es imposible. Solo tenemos que darnos cuenta de la relación que existe entre la manera en la que administramos nuestro tiempo con la forma en la que nos administramos a nosotros mismos. En otras palabras, debes convertirse en tu propio líder con el objetivo de fortalecer tu personalidad y mejorar tu productividad y eficiencia. Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a acercarte a este objetivo.

Crea objetivos claros y date recompensas cuando los alcance

Asegúrate de saber exactamente lo que quieres lograr. Debe quedar claro hacia dónde te diriges y por qué lo estás haciendo. Cuando eres consciente de tus ambiciones, es más fácil maximizar tu productividad. Puedes dividir las tareas más grandes en unas más pequeñas para que tu objetivo parezca más alcanzable y, de esta manera, lograrlo con menos esfuerzo.

Además, recuerda vincular tus actividades diarias a tus objetivos. Piensa en lo que haces cada día y cómo esto puede ayudarte a lograr tu objetivo. Si resulta que algunas acciones no son útiles, elimínalas de tu agenda o reduce el tiempo que dedicas a ellas.

Presta atención también al tipo de personas de las que te rodeas. Idealmente, las personas que aparecen en tu círculo social deberían estar, al menos parcialmente, alineadas con tus objetivos. Esto influye a la hora de alcanzar tus metas y también en el tiempo empleado para ello.  Recuerde que las personas adecuadas te animarán, inspirarán y motivarán, mientras que la compañía equivocada tendrá el impacto opuesto.

Cada vez que consigas dar el siguiente paso, recompénsate haciendo algo que te haga feliz. Puedes comprarte alguna cosa nueva, comer un trozo de pastel o ir a un concierto, tu lo decides.

Planifica tu día y semana con anticipación

Dedica unos 30 minutos al final de cada semana a planificar el horario de la próxima semana y también repasa unos minutos cada noche para asegurarse de saber lo que vas a hacer el día siguiente. Estarás mejor preparado para cualquier desafío que pueda traer la nueva semana y te permitirá evitar problemas en el futuro. Sin embargo, recuerda que las personas tienden a ser demasiado optimistas al evaluar el tiempo necesario para completar diferentes tareas. Esto se llama la falacia de planificación. En otras palabras, es mejor agregar algo de tiempo adicional a tus cálculos para que no seas víctima de este fenómeno.

El siguiente paso sería revisar tu horario para ver el tiempo no estructurado que puedes tener y decidir cómo puedes llenar esos huecos para que tu día sea aún más productivo. Por ejemplo, si pasas mucho tiempo conduciendo, trata de aprovecharlo escuchando algunos audiolibros valiosos, podcasts o incluso lecciones de idiomas grabados. Te puede resultar muy beneficioso y contribuir a lograr algunos de tus objetivos, como aprender un idioma extranjero.

Finalmente,  planificar tus comidas con anticipación puede ser muy útil, ya que te ayudará a reducir el tiempo dedicado a la compra y preparación de alimentos.

Establece plazos claros y cúmplelos

Para llevar un registro de tu tiempo, debes decidir un límite de tiempo para cada tarea. Te  mantendrá organizado y te ayudará a evitar la pérdida de tiempo y la demoración. Cuando tu tarea tiene una fecha límite, es menos probable que la pospongas porque no querrás trabajar bajo presión de tiempo. Además de eso, cuando tus quehaceres tienen límites de tiempo, puedes organizarlos según la importancia que tengan.Usa tu calendario, ya sea clásico o una app donde puedas establecer recordatorios para las tareas más importantes. Te dará un mejor control sobre tu horario y te ayudará a cumplir con todos los plazos.

Aprenda a priorizar

No todas las tareas tienen el mismo nivel de importancia. Por esta razón, colócalos en dos categorías diferentes: importantes y urgentes. Cuando decidas cuáles son urgentes, lleva a cabo éstas primero. Incluso si no son de tus favoritas o los encuentras desagradables, simplemente hazlo. Después de eso, puedes pasar a las tareas de la segunda categoría. Aquí puedes hacer una lista comenzando con las cosas de mayor nivel de importancia y terminando con las  menos importantes, como aquellas que no tienen fecha límite especificada.

No tengas mieda a delegar

Delegar no es fácil, especialmente para las personas perfeccionistas que están convencidas de que nadie es capaz de hacer el trabajo mejor que ellos. A pesar de esto, es necesario dejar que alguien más se haga responsable de algunas tareas, ya que no hay suficientes horas en el día para hacer todo. Lo único que necesitas es encontrar a la persona adecuada en la que puedas confiar. Después de mostrarle cómo hacer el trabajo, todo debería ser más fácil y ahorrarás mucho tiempo que podrás invertir en otras áreas. Es cierto que perderás algo de control pero, por otro lado, desarrollarás formas más eficientes de actuación.

Ten en cuenta que también puedes delegar en tu vida privada. Por ejemplo, al compartir las tareas del hogar con otros miembros de la familia, tendrás más tiempo para ti. También puedes pedir ayuda a tus amigos y familiares, especialmente cuando están disponibles para hacerte un favor.

Evita la multitarea

La multitarea en realidad no te ahorra tiempo aunque pienses lo contrario. Te hará entregar un trabajo de baja calidad porque al hacer malabares con muchas tareas diferentes es más probable que pases por alto algunos detalles importantes y por tanto, cometas errores. También puede hacerte pensar de forma menos creativa, ya que tu atención se dividirá constantemente entre dos o más tareas. Tu cerebro necesita tiempo para cambiar de una tarea a otra, por lo que, al final, la multitarea puede producir un bajo rendimiento y productividad.

Haz pequeños cambios en tu horario

Si necesita más tiempo para una nueva tarea, intenta hacer algunos pequeños ajustes en tu horario actual. Por ejemplo, puedes levantarse entre 15 y 30 minutos antes todos los días o reducir el límite de tiempo para algunas tareas  si sabes que es posible completarlas más rápido. Además, mira tu horario cuidadosamente para averiguar si hay huecos que puedas usar. Cuanto menos tiempo desestructurado tengas, más productivo y concentrado estarás.

Deshazte de las distracciones y sé asertivo

Si trabajas desde casa, prepara un espacio de trabajo que solo esté diseñado para trabajar y completar tareas para que tu cerebro pueda asociar ese espacio con el trabajo y la productividad. Guarda tu teléfono y desactiva las notificaciones de las redes sociales.

Aprende a decir “no” a las nuevas tareas y asignaciones antes de completar tus proyectos actuales. Además, no tengas miedo de negarte a ayudar a otros si tienes plazos ajustados.

No te pierdas en los detalles

Ser perfeccionista no es bueno si tienes poco tiempo. Asegúrate de no perderte en los detalles mientras intentas que todo sea perfecto. Puedes hacer que retrocedas reduciendo tu productividad y creatividad.

Aparte de eso, no piensas en todo lo que tienes que hacer. Ver una lista larga de tareas puede ser realmente abrumador y puede llevar a una baja concentración y frustración. Por esta razón, trata de concentrarse en una sola tarea a la vez. También puedes considerar dividir tus grandes tareas en subtareas más pequeñas para hacerlas más alcanzables.

Mantente motivado

Mantenerse motivado cuando las cosas no siempre salen como quieres no es fácil. Encuentra algo o alguien que te mantenga inspirado a largo plazo. Puedes hablar con personas que encuentres inspiradoras, ver videos, leer libros y artículos sobre motivación. Generalmente, tendemos a mantenernos motivados por más tiempo cuando nos sentimos bien tanto física- como mentalmente. Es por eso que debes tomar suficientes descansos en el trabajo y parar siempre cuando te sientas cansado. Más aun, haz tiempo para un amigo y tus pequeñas alegrías y relájate antes de irse a la cama para poder dormir bien y tener energía para lograr tus metas.

Joanna Borzym | 26 septiembre, 2020